범위 CEREP 관리 : 고객을 부드럽게 거부하고 관계를 유지하는 방법.

"조금 추가하고 싶습니다 ..."프로젝트를 깨뜨린 세상의 문제.

당신은 해본 적이 있습니까? 프로젝트는 계획대로 잘 걷고 있습니다. 모든 것이 분홍색으로 보입니다. 그러나 고객으로부터 하늘의 소리 (또는 공포?)가 더 크게 들렸습니다. "Nong, 조금 고칠 수 있습니까?" 또는 "그냥 기억하십시오.이 기능도 어렵지 않아야합니까?"

이 말은 노동자들이 재난의 시작입니다. 프리랜서 대행사이든 소프트웨어 개발 팀이든 모두 "SCOPE CREEP"(SOPHOP) 또는 "Germination"으로 잘 알려져 있습니다. 점차적으로 작업의 범위입니다. "A A Little"에서 처음으로 동의 한 것보다 조금씩 확장되어 "조금 더"가되었고 마침내 예산과 팀의 힘이 천천히 무너 졌던 "코끼리 작업"이되었습니다.

당신 이이 문제를 겪고 있다면 걱정하지 마십시오. 당신은 혼자가 아니며이 기사는 터널 끝의 빛입니다. 그리고 중요한 것은 어떻게 우리가 그것을 전문적으로 예방하고 처리 할 수있는 방법을 가질 수 있습니까? 프로젝트가 아름답고 여전히 고객과 좋은 관계를 유지하기 위해

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그래픽 이미지는 프리랜서 또는 팀이 성전 앞에 앉아 있음을 보여줍니다. 많은 방향으로 "추가"메시지가 포함 된 화살표, "이것을 해결", "조금 더"프로젝트에 들어가는 작은 악마로 돌진합니다.

Scope Cree가 발생할 수있는 이유는 무엇입니까? 이야기에도 불구하고?

많은 사람들이 처음에는 궁금해 할 수도 있습니다. 작업 범위는 분명히 동의했습니다. 발아 문제가 다시 발생할 수있는 이유는 무엇입니까? PMI (Project Management Institute) 와 같은 전문가의 실제 경험과 정보에서 주된 이유는 일반적으로 이러한 요소에서 비롯된 것으로 나타났습니다.

• 시작 작업의 범위는 불분명합니다 (모호한 범위 정의) : 이것은 가장 일반적인 루트입니다. 기능 세부 사항을 지정하는 문서, 수정의 횟수 또는 "제외"가있는 문서가없는 "Ilse Make"또는 "이 개요"라는 단어와의 계약으로 쉽게 일치하지 않는 해석이 발생합니다.
• 열악한 의사 소통 : 팀은 처음부터 고객의 진정한 요구를 이해하지 못할 수 있습니다. 또는 고객이 기술 한계를 이해하지 못할 수도 있습니다. 양 당사자의 기대가 일치하지 않도록합니다.
• 고객을 잃는 것을 배려하고 두려워하십시오. 특히 프리랜서 또는 소규모 대행사에서 고객을 거부하는 것은 말하기는 쉽지만하기는 어렵습니다. 우리는 고객이 행복하고 종료되지 않는 것을 두려워하는 경향이 있습니다. 마침내 큰 거래가 될 때까지 소량의 요청을 따를 수 있습니다.
• 고객은 복잡성을 이해하지 못합니다. 고객의 모퉁이에서 "색상 버튼 변경"과 같은 "약간"요청이 쉬운 것처럼 보일 수 있습니다. 그러나 실제로는 다른 부분에 영향을 줄 수 있습니다. 시스템에서 처음부터 좋은 발견 단계를 .이 문제를 많이 줄일 수 있습니다.
• 변경 제어 프로세스가 부족하지 않습니다. 변경 또는 추가 요청이있을 때. 그러나 모든 것을 지원하기위한 공식적인 절차는 없습니다. 상황을 통제 할 수 없습니다

이러한 원인을 이해하는 것은 역사가 다음 프로젝트를 반복하는 것을 방지하는 데 도움이되는 첫 번째 체크 포인트입니다.

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흐릿한 문서 아이콘과 같은 각 항목의 아이콘을 사용하여 스코프 크리프의 5 가지 주요 원인을 요약 한 Infigue 이미지. (범위는 명확하지 않음), 파손 된 전화 아이콘 (커뮤니케이션), 심장 모양의 아이콘 (의식) 등

작업이 지속적으로 성장하도록 허용한다면 어떤 영향을 미칩니 까?

스코프 크리프가 프로젝트를 지속적으로 다루지 못하게하면서, 단기적으로는 마음의 평화를 사는 것처럼 보일 수 있습니다. 그러나 장기적인 영향은 프로젝트, 팀 및 자신의 비즈니스에 예상보다 심각합니다.

• 예산 초과 : 추가 된 모든 "작은"은 더 많은 시간과 자원을 의미합니다. 이는 더 많은 이익을 청구하지 않으면 프로젝트 비용도 더 높아집니다. 아니면 손실의 시점까지
• 사망 마감일로 배송 : 작업이 증가하고 있지만 시간이 여전히 동일한 지연 배달은 불가피합니다. 신뢰성에 영향을 미치고 고객의 비즈니스를 손상시킬 수 있습니다
• 팀 번 아웃 : 압력을 받고 더 열심히 일하고 "계획에 아님"에서 작업을 편집 해야하는 경우 종종 팀이 소진되는 좋은 격려를 약화시키고 전체 작업의 질이 감소 할 수 있습니다.
• 품질 감소 : 시간이 지남에 따라 작업을 완료하기 위해서는 작업의 품질을 확인할 시간이 없을 때까지 팀이 서두르고 오류가 발생할 수 있습니다.
• 고객과의 관계는 더 나쁩니다. 이상합니까? 우리는 고객이 요구하는대로 모든 일을하려고하지만 결국 관계는 더 나빠질 수 있습니다. 프로젝트가 지연되고 예산 에스컬레이션 된 고객이 행복하지 않기 때문에 어쨌든 행복하지 않기 때문입니다. 좋은 의도에서 문제가되었습니다. 좋은 의사 소통이 핵심입니다. 서로 잘 이해할 수 있도록 고객과의 커뮤니케이션 가이드 라인 에 대해 자세히 알아보십시오.

스코프 크리프의 무시는 좋은 해결책이 아니라는 것을 알 수 있습니다. 그러나 프로젝트를 기다리는 시한 폭탄입니다.

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한 프레임에서 4 가지 부정적인 영향을 나타내는 이미지 : 1) 2 행을 가로 질러 찢어진 캘린더) 파손 및 빈 돼지 은행. 3) 피곤해 보이는 팀의 사진이 지쳤습니다. 4) 심연의 품질 그래프

해결책이 있습니까? 그리고 어디에서 시작해야합니까?

좋은 소식은 스코프 크리프입니다. 예방하고 관리 할 수있는 문제입니다! 열쇠는 문제가 발생했을 때 (반응성) 문제를 해결하기 위해 기다리는 대신 사전 (사전)입니다. 우리는 솔루션을 "예방"과 "거래"의 두 가지 주요 부분으로 나눌 수 있습니다.

1 부 : 예방 (예방)

• 1. 작업 범위를 상세한 작업 범위만큼 명확하게 정의합니다.
• 이것은 가장 중요한 마음입니다. SOW 문서는 매우 상세해야합니다. 수정의 횟수, 피처 세부 사항 및 예상 결과 (DEDIVEABLE)를 포함하여 "해야 할 일"과 "하지 않는 일"이라는 점을 명확하게 명시하면 처음부터 상호 이해가 생길 것입니다. 디지털 프로젝트 관리자 의 전문가에 따르면
• 2. 요청 변경 프로세스 (변경 요청 프로세스)가 있습니다.
• 고객이 "변경 요청 양식"을 사용하여 고객이 원하는 내용의 세부 사항을 지정할 수 있도록 작업 편집 또는 추가를 요청할 때 공식적인 방법을 만듭니다. 평가 팀이 시간 및 추가 비용에 미치는 영향과 함께 직무를 시작하기 전에 승인하기 위해 고객에게 다시 보내십시오.
• 3. 가치 기반 가격 가격 :
• 근무 시간에 따라 가격을 계산하는 대신 고객의 비즈니스 결과에 중점을 둔 가치 기반 가격을 이것은 작업 범위와 "가치"에 대한 추가 비용에 대해 이야기하는 데 도움이 될 것입니다.

2 부 : 반응 - 요청에 직면했을 때

• 1. 부드럽게 거부하는 법을 배우십시오 ( '아니오'라고 말하는 기술) :
• 거부는 우리가 도와주고 싶지 않다는 것을 의미하지는 않습니다. 그러나 프로젝트의 표준을 유지하는 것이 "아이디어는 매우 좋습니다! 그러나이 부분은 처음에는 합의 된 범위를 벗어나기 때문에 시간과 추가 비용을 평가하고 싶습니다. 그런 다음 별도의 인용문으로 보내고 싶습니다."또는 "현재 마감일에 영향을 미치지 않기 위해 인정을 받으십시오."
• 2. 결과를 직접적으로 전달합니다.
• 요청이 타임 라인과 예산에 어떤 영향을 미치는지 이해하기 위해 고객에게 설명하십시오. 전체 쇼는 고객이 요청이 교환 할 가치가 있는지 여부에 대한 더 나은 결정을 내리는 데 도움이됩니다.
• 3. 매번 문서 작성 :
• 전화 나 회의에 동의하는 것에 관계없이 증거로 매번 고객에게 보내는 데 동의 한 내용을 요약하고 향후 오해를 방지하기위한 이메일이 있어야합니다.

가장 좋은 시작은 작업 과정으로 돌아가는 것입니다. 다음 프로젝트에서 "보호 갑옷"구축을 시작하십시오.

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인포 그래픽 이미지의 2 부분은 방패 아이콘, 뿌리기 및 변경 요청이있는 "예방"입니다. 두 번째 부분은 단어, 그래프, 효과 및 확인 문서가있는 전화의 귀로 "취급"입니다.

성공했던 실제의 예

대행사가 두통을 겪었던 "좋은 디자인 코드"라는 웹 사이트를 만들고 대부분의 프로젝트를 끝내지 않는 문제는 30-50% 더 지연되고 이익이 평가보다 훨씬 적습니다. 팀은 다시 돌아가서 고쳐야했기 때문에 불이 부족하기 시작했습니다. 항상 증가한 "작은 것"

발생하는 문제 : 고객은 종종 "이 작업을 생각하고이를 얻을 것"이라고 말하거나 "이와 같은 다른 웹 사이트도 우리를 만들 수 있습니까?"라고 말합니다. "코드 디자인 디자인"은 종종 고려로 인해 합의됩니다.

사용 방법 : 그들은 모든 새로운 프로세스를 점검하기로 결정했습니다. 프로젝트가 매번 시작하기 전에 "발견 단계" 부터 시작합니다 고객의 요구를 깊이 이해하고 작업 범위 (SOW) "디자인을 2 번 편집 할 수 있습니다"와 "새로운 인용에 따라 추가 비용이 추가됩니다"를 명확하게 지정합니다.

또한 웹 사이트에서 고객이 더 필요할 때 작성할 수 있도록 "변경 요청 양식"을 쉽게 만들 수 있습니다. 형식으로, 고객이 먼저 승인 할 수 있도록 초기 영향은 항상 다시 전송됩니다.

결과 : 처음 3 개월 동안 상처가있을 수 있습니다. 그러나 그 후 고객은 프로세스를 이해하고 존중하기 시작했습니다. 대화는 "이 기능이 더 많은 단계와 비용을 갖는 방법을 추가하기 위해이 기능을 추가하려면"로 변경되었습니다. 프로젝트는 제 시간에 시작됩니다. 예산은 확대되지 않습니다. 팀은 격려로 돌아 왔으며 가장 중요한 것은 모든 것이 투명하고 체계적이기 때문에 고객과의 관계가 더 좋습니다. 이제 "코드 디자인"은 더 많은 작업을 받아들이고 훨씬 분명한 이익을 얻을 수 있습니다. 이것이 스코프 크리프 관리의 힘입니다.

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상담원의 비교 이미지/측면의 "디자인 코드"이후 스트레스가 많은 팀입니다. 전체 포스터가 있습니다. 애프터는 화이트 보드를 가리키는 미소의 사진이며, 명확한 계획이 있으며 고객은 만족스럽게 손을 잡고 있습니다.

따라 가고 싶다면 무엇을 해야하는지 (즉시 사용할 수있는 체크리스트)

여기에서 읽으십시오. 조직의 범위 크리프 관리를 시작하고 싶습니다. 이 체크리스트를 시작하는 방법으로 사용해보십시오. 하나씩하십시오. 그러나 일관되게합니다

1. [] 이전 계약과 견적을 읽으십시오. 명확하지 않은 곳이 어디에 있든 취약성을 찾으십시오. 해석 할 수있는 기회를 제공하는 부분은 무엇입니까? 다음 호에서 개선하려면 메모를하십시오.
2. [] 자신만의 작업 범위 만들기 (SOW) 템플릿 : 디자인 템플릿, 작업, 작업, 작업, 완전한 주제, DeLivalelAlelalles (전달 된 결과), 가정 (가정), 제외
3. [] 변경 요청 : 고객이 변경이 필요할 때 작성할 수있는 간단한 Google 양식 양식으로 복잡한 일을 시작할 수 없습니다. "WHO"는 영향의 평가이며 "누가"가 승인된다는 명확한 단계를 수행하는 것이 중요합니다.
4. [] 전문가 거부 스크립트 준비 : 추가 비용을 거부하거나 알릴 때 고객과 대화하는 데 사용할 문장을 생각하고 작성하십시오. 준비하면 다음과 같이 더 자신 있고 더 자연스럽게 말할 수 있습니다.
   • "아이디어는 매우 좋습니다. 계획대로 앞으로 나아가려면이 추가 부분에 대한 견적을하고 싶습니다."
   • "나는 일이 최선을 다하기를 원한다는 것을 이해한다. 그러나 우리가 예산과 시간을 통제하기 위해서는이 변화가 단계에서 유지되어야 할 수도있다."
5. []이 이야기를 팀과 의사 소통 : 팀의 모든 사람들은이 새로운 프로세스도 이해하고 사용해야합니다. 같은 방향으로 고객과 의사 소통하기 위해
6. [] 장기 계약 (유지 보수 SLA)을 고려 : 웹 사이트와 같은 특정 유형의 작업에 대해 월별 또는 연간 유지 보수 계약 (SLA)이 약간의 수정 요청을 관리하는 데 도움이됩니다. 매번 새로운 인용문을 할 필요없이

변화에는 시간과 인내가 필요합니다. 그러나 결과는 확실히 그만한 가치가 있습니다

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각 항목에서 각 항목에서 사람의 손을 똑딱 거리는 태블릿 화면의 큰 체크리스트 이미지 각 항목의 아이콘을 이해하는 아이콘 (예 : 확인을위한 확대 된 안경 아이콘, SOW의 문서 아이콘)

사람들이 궁금해하는 경향이있는 질문 (그리고 답변이 명확 해짐)

질문 : 더 많은 고객이 화를 내지 않거나 우리가 친절하지 않다는 것을 알지 못할 것입니까? 답 : 이 느낌이 일어날 수 있습니다. 그러나 중요한 것은 "커뮤니케이션 방법"과 "전문성"이며 합리적으로 거부하고 솔루션을 제안하는 것 (예 : 추가 인용문, Facebook 2에 유지)은 책임이 없습니다. 그러나 장기적으로 프로젝트의 표준과 품질을 유지하는 것입니다. 고객은이 전문가의 가치를 요청하는 모든 것을 "얻는"것 보다이 전문가의 가치를 볼 수 있지만 프로젝트는 깨졌습니다. 질문 : 작은 일, 단 5-10 분, 더 많은 돈을해야합니까? 답 : 이것은 재량이 필요한 문제입니다. 때로는 약간의 도움은 좋은 관계를 만드는 것입니다. 그러나 "나누는 선"을 명확하게 설정 해야하는 경우 "15 분도 채 걸리지 않고 즉시 수행 할 수있는 작업이라면 즉시 서비스를 제공 할 수있는 작업"이라는 기준이있을 수 있지만, 이와 같은 요청을 시작하는 경우 일주일에 3-4 회와 같은 요청을 시작하면 고객이 시간이 가치가 있는지 확인하도록 변경 요청 프로세스를 사용해야한다는 신호입니다. 질문 : 고객이 더 많은 비용을 지불하지 않으면 어떻게해야합니까? 그러나 여전히 요청 된 작업을 확인 했습니까? 답 : 이것은 가장 어려운 상황입니다. 그러나 처음부터 합의 된 계약과 범위를 준수해야합니다. SOW 문서로 돌아가서 실제 계약을 넘어 요청 된 내용을 정중하게 명확히하십시오. 고객이 스탠드가 필요한 새로운 기능을 대가로 원래 작업의 범위를 줄이는 것과 같은 공동 솔루션을 협상해야 할 수도 있습니다. 또는 최악의 경우 계약 조건에 따라 프로젝트 종료를 고려해야 할 수도 있지만 아무도 일어나기를 원하지 않지만 간결한 계약을 체결하면 귀하를 보호하는 데 도움이됩니다. 질문 : 이러한 작업을 관리하는 데 도움이되는 도구는 무엇입니까? 답 : 예! Asana, Trelllo, Jira 또는 Clickup과 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 작업을 만들고 진행 상황을 따르며 전체 프로젝트를 더 잘 볼 수 있습니다. 팀이 무엇을하고 있는지 쉽게 설명 할 수 있으며 새로운 작업이 현재 계획에 어떻게 추가 될까요?

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큰 물음표 (?)와 큰 기호 (✓ ✓)가있는 Q & A 스타일의 그림과 함께 궁금해하는 만화 캐릭터와 고개를 끄덕 인 사람들.

요약 : "발아"변경 "성장 기회"로 변경

SCOPE CREEP 관리는 단순히 고객을 거부하는 것이 아닙니다. 그러나 프로젝트 관리의 전문성을 업그레이드하는 것이 투명한 프로세스입니다. 처음부터 끝까지 동일한 이미지를 볼 수있게 해주세요.

열쇠는 "방어적인"작업에서 "사전 계획"으로 변경하는 것입니다. 처음에는 간결하게 투자 시간, 계약 및 범위 문서 (SOW). 지루하고 일의 낭비처럼 보일 수 있습니다. 그러나 그것을 믿습니다. 그것은 장기적으로 당신의 마음의 시간, 예산 및 엄청난 힘을 절약하고 있습니다.

당신의 프로젝트와 좋은 의도를 더 이상 파괴하기 위해 "나는 조금 추가하고 싶다"라는 단어를 두지 마십시오!

다음 프로젝트에 신청하려고 노력한 체크리스트를 사용해야합니다. 즉시 할 수있는 작은 일로 시작하면 분명히 변화가 보일 것입니다.

이러한 문제를 이해하고 디지털 프로젝트를 만들기위한 체계적인 작업 프로세스가있는 파트너를 찾고 있다면. 웹 사이트이든 개발이든, Vision X Brain 발아 문제없이 훌륭한 결과를 창출하기 위해 귀하와 상담하고 협력 할 준비가되었습니다!

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노동자들이 보여주는 영감 이미지는 고객과 악수하고 있습니다. 기로가 올라가고 스코프 크리프, 제 시간에 전송되는 캘린더 및 성공의 트로피를 방지하는 방패 아이콘이 있습니다.

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